Forretningskultur i Tyskland: Hvordan samarbejder og forhandler man?

DET FØRSTE MØDE

Som i Danmark tages punktlighed alvorligt i Tyskland. Skulle du være forsinket, skal du straks ringe og meddele dette. Det er uhøfligt at aflyse et møde i sidste øjeblik eller komme for sent. Det kan i værste fald true samarbejdet med din forretningsforbindelse. Deltagere skal ankomme til tiden og huske den formelle dresscode.

Møder i Tyskland overholder strengt dagsordener, herunder start- og sluttider. Det anbefales at komme i god tid, da et aftalt mødetidspunkt er lig med starttidspunktet. Du kan derfor opleve, at tyskere allerede sidder klar på deres pladser 15.55 og kun venter på mødets start kl. 16.

Ved fremmøde hilser du først på din kontaktperson, efterfølgende introduceres eventuelle ledsagere. Et solidt håndtryk ledsaget af et let og venligt smil er en generel accepteret hilsen i Tyskland. Husk her den direkte øjenkontakt, som er meget vigtig for tyskere. Din kontaktperson vil sørge for at introducere dig til eventuelle andre mødedeltagere og sin overordnede. Er din kontaktperson ikke til stede, hilses der efter rangorden, husk titel og efternavn.

Der udveksles visitkort. Her gælder det, at du som besøgende starter med at give kortet til den overordnede. Er hierarkiet ikke genkendeligt, fordeles visitkortene på række. Læs visitkortet, der mange gange også giver oplysninger om din kontaktpersons uddannelse. Hvis du får flere visitkort af personer, du ikke kender i forvejen, kan du gerne placere dem foran dig under mødet.

Tyskere diskuterer normalt forretning efter et par minutters generel diskussion. Du kan forvente at blive spurgt om rejsen, om du har været i Tyskland eller området før, dit første indtryk osv. Det forventes, at du giver korte og præcise svar, så mødet kan starte til tiden. Kender du allerede din forretningspartner, kan du snildt udvide emnet til politik, sport eller andre interesser, du har kendskab til. Selvom folk har en tendens til at være høflige og gæstfri over for hinanden, skal fysiske og følelsesmæssige udtryk holdes på et minimum ved de første introduktioner.

Inden mødets start er det vigtigt at have følgende ting in mente: Din mobiltelefon skal være slukket eller indstillet på lydløs. Hvis du eller din forretningspartner venter et vigtigt opkald under mødet, bliver det accepteret, hvis det meddeles i god tid. Dog vær klar over, at tyskere lægger meget vægt på det første indtryk, hvor et telefonopkald fra en anden virksomhed under mødet kan have en negativ indflydelse.

Under mødet er det vigtigt at holde øjenkontakt med dine tyske kolleger, hvorved du signalerer, at du er fuldt koncentreret om personen og emnet for mødet. Under et oplæg bør du lytte opmærksomt til oplægsholderen og tage noter uden at afbryde eller rådføre dig med dine kolleger. Stil dine spørgsmål til sidst, medmindre oplægsholderen udtrykkeligt har opfordret folk til at stille spørgsmål under præsentationen.

I tysk erhvervskultur er det accepteret praksis, at oplægget holdes af flere mødedeltagere, der præsenterer deres respektive fagområde. Du kan benytte samme tilgang og strukturere din virksomheds oplæg i overensstemmelse med princippet om arbejdsdeling.

Ansigtsudtryk og gestus bruges sparsomt i tysk forretningskultur. Dog må du meget gerne signalere forståelse og interesse ved at nikke, så oplægsholderen ved, at du kan følge oplægget. Verbal entusiasme og personlige holdninger kan man udtrykke i slutningen af oplægget.

Det er vigtigt, at du er til stede i præsentationen og ikke beskæftiger dig med urelateret forretningsindhold på din computer eller mobil, som f. eks. at tjekke mails. En sådan adfærd bliver tolket som respektløs og demonstrerer mangel på interesse. Hav her Erin Meyers scheduling dimension in mente, hvor opgaver løses lineært. De fleste i Tyskland mener nemlig, at det ikke er muligt at gøre flere ting lige godt på samme tid.

FORHANDLINGSPROCES

Tyskere er konkurrencedygtige, ambitiøse og hårde forhandlere. Forhandlinger med tyskere kendetegner sig dermed ved at være analytiske og faktuelle for at overbevise modparten. Forvent at tyskerne altid kommer velforberedt til forhandlinger. Tyskerne er proaktive og prøver at forudse dine argumenter og spørgsmål for at udarbejde en omhyggelig gennemtænkt strategi eller alternative løsningsforslag. Din præsentation bør derfor også indeholde mange grafer, empiriske argumenter og relevante statistikker. Rapporter, briefinger og præsentationer skal understøttes af fakta, tal, tabeller og diagrammer. Casestudier, referencer og konkrete eksempler er højt anset og stiller dig godt i det videre forhandlingsforløb.

Husk, at du bevæger dig på et af verdens mest konkurrenceintensive markeder, og at tyskere er sparsommelige og derfor prisbevidste. De får mange tilbud af gode og professionelle virksomheder. Din argumentation skal derfor være meget overbevisende. Spørgsmål skal besvares konkret og professionelt. Under forhandlingen bør du bevare direkte øjenkontakt, mens du taler, og vente til du får ordet. Mange tyskere kan ikke lide spontane kommentarer eller idéer under et oplæg, fordi de er vant til at finde løsninger på spørgsmål eller problemer én efter én (”Eins nach dem anderen”.) På videnskabeligt sprog: Tyskland er en monokronisk kultur.

Der kan altid forekomme pauser eller opstå spændinger under et møde. Her bør du ikke prøve at løse situationen ved hjælp af vittigheder eller kommentarer, især når du ikke kender din tyske samarbejdspartner særlig godt. Hvor danskere ofte er tilfredse med en afklaring af ”de store linjer”, er tyskerne mere detaljeorienterede. Tyskere insisterer på regulering af mindre detaljer, som bunder i tyskernes behov for at undgå usikkerhed. Beslutningsprocessen under forhandlingerne kan dermed også være langsommere end i andre europæiske lande. Forvent ikke at opnå et stort gennembrud efter et enkelt møde.

Hvert aspekt af den aftale, du foreslår, vil blive diskuteret af dem, som er involveret på den anden side. Og mens tyske virksomheder er mere hierarkiske end danske, så betyder det ikke, at lederne tager beslutningen alene uden at konsultere medarbejderne. Derfor giver det mening at overbevise eksperten i virksomheden, som derefter vil overbevise sin chef.

Forvent ikke at kunne fremskynde beslutningsprocessen. En utålmodig forretningsmand vil sandsynligvis ikke få samme respekt som en tålmodig person. Hvis tyskerne føler sig forhastede til at gennemføre en forretningsaftale, kan de opleve dette som manglende engagement og professionalisme. Du skal derfor være tålmodig og ikke irriteret over den nøje overholdelse af protokollen. Tyskere er detaljerede og ønsker at forstå hvert punkt, før de kommer til enighed.

Din opmærksomhed på detaljer vil ikke gå ubemærket hen hos dine tyske kolleger og vil fremhæve din ægte vilje og begejstring for at gøre forretninger med dem.

EFTERARBEJDE OG PLEJE AF KONTAKTER

Som regel holder tyske forretningsfolk sig til den aftale, som de mundtligt har indgået. I begyndelsen af et samarbejde kan der dog forekomme ændringer, som f. eks. ændring af kontaktperson eller andet, der kan have betydning for det videre forløb.

Tyskerne kan godt lide at have tingene sort på hvidt, eller som man siger på tysk; „schwarz auf weiß”, da det betragtes som mest pålideligt. Her er der mulighed for at sikre, at det første møde bliver et godt udgangspunkt for et langsigtet og tillidsfuldt forhold. Det er en god idé at skrive et referat umiddelbart efter et møde og sende det til den tyske kontakt med tak for mødet. Dermed fremstår man som en solid og seriøs kontakt, og man undgår misforståelser, der let kan opstå, når man begår sig på et fremmedsprog.

Opfølgning sker her via e-mail med et resumé af de enkelte punkter og eventuelle delegerede beslutninger, helst i løbet af 24 timer. En hurtig opfølgning på mødet understreger også mødets vigtighed og reducerer muligheden for forglemmelser, da selv tyskere kan være glemsomme. Placer ufærdige forretninger på dagsordenen for det næste møde. Et par dage efter mødet vil modparten sætte pris på et opfølgende telefonopkald, da den personlige kontakt og indsats er vigtig forretningspraksis i Tyskland.

Beslutningen tages formelt ofte på et højere niveau i hierarkiet end i Danmark. Men det er ikke en god idé at omgå en kontaktperson af samme rangorden ved at rådføre sig med dennes overordnede, selvom forhandlingerne tager lang tid. Den overordnede vil nemlig nok spørge den oprindelige kontaktperson, hvad han skal gøre, og kontaktpersonen vil ikke synes om fremgangsmåden. Når en beslutning først er truffet, vil den som regel ikke blive ændret. Beslutninger konverteres til omfattende handlingstrin, som vil blive fulgt nøje.

Det samme gælder kontrakter. Under kontraktprocessen er den tyske side ikke særlig villig til at foretage ændringer i en tekst, som er blevet diskuteret og godkendt på forhånd. Prøver du alligevel at revidere aftalte beslutninger, vil der opstå tvivl om din vilje til at følge reglerne. Mange tyske virksomheder sætter deres generelle vilkår på tysk på bagsiden af ordrer, fakturaer m.m. Under visse omstændigheder kan disse vilkår og betingelser også indgå i aftalen, hvis de ikke er behørigt anfægtet. Uklare forretningsbetingelser pga. manglende sprogkundskaber er her ikke en gyldig grund til ikke at overholde den indgåede aftale.

Selvom en engelsk kontrakt lyder mere tiltalende, anbefaler vi, at der udarbejdes tosprogede kontrakter. På den måde kan man undgå dyre misforståelser pga. forskellige juridiske fortolkninger. Eksempelvis kan man sagtens oversætte ”ejendomsforbehold” til ”Eigentumsvorbehalt” eller ”retention of title”, men i alle tre retsordninger har begreberne lidt anderledes betydning. Kontakt gerne Dansk-Tysk Handelskammer i denne forbindelse.

SAMARBEJDE MED TYSKERNE

Danskere har svært ved at vænne sig til den hierarkiske organisationsstruktur i Tyskland. Beslutningsprocesser kan nemt trække ud, da de tyske forretningspartnere først skal have ryggen fri eller vente på tilladelse fra de højere hierarkiske trin i systemet. Vær dog ikke nervøs for længere svartider. Konkurrencesituationen i Tyskland gør, at virksomhederne tager sig god tid til at undersøge mulighederne, inden de vælger en samarbejdspartner. Men du behøver ikke at sidde derhjemme foran telefonen og vente på opkaldet, det er helt i orden at tage initiativ og minde den tyske partner om, at du gerne vil lave forretning med ham.

Hvad der gælder som ”stor” virksomhed i Danmark, anses ofte som en forholdsvis lille virksomhed i en tysk kontekst. Forskelle i virksomhedsstørrelsen gør, at sandsynligheden for afvigelser i kompetence- og beslutningsniveau blandt parterne er ret høj. Danskerne råder som regel over en højere beslutningskompetence i deres virksomhed, som gør, at danske forretningspersoner kan være nødt til at underordne sig tempoet i den tyske forretningsprocedure.

Til gengæld har danske virksomheder og produkter et godt ry i Tyskland. De tre danske kendetegn; design, kvalitet og opfindsomhed kan være en fordel, som du tilsammen med en skræddersyet kundebaseret løsning aktivt kan udnytte, når du sælger i Tyskland. Fleksibilitet og tilpasning er gode danske karakteristika, der kan hjælpe dig med at udkonkurrere tyske virksomheder, der som regel har mere firkantede og fastlåste produktløsninger.

Generelt kan det siges, at tålmodighed betaler sig, når der samarbejdes med tyskere. Er kontrakten først kommet i hus, kan du forvente en meget loyal partner og kan gå et godt og langvarigt samarbejde i møde.

Forretningskulturen i Tyskland er kendetegnet af professionalisme, god forretningssans, formalitet og en disciplineret mødekultur samt overholdelse af tidsfrister og dagsorden. Socialisering efter møder vil ikke forekomme, før der er etableret faste arbejdsforhold. Personlige forbindelser kræver respekt for partnerens professionalisme. Sker dette, kan man blive mere uformel, efter man har opbygget tillid. Generelt gælder, at en vis grad af formalitet vil fortsætte i forretningsforbindelsen. Det afhænger betydeligt af ens egen indsats. Ved at opbygge en forståelse for det tyske sprog og kulturen kan man derigennem forbedre relationerne betydeligt.

Det ovennævnte i tankerne samt en positiv holdning vil sikre dig gode resultater i Tyskland.